Administrar imóveis de terceiros é uma operação financeira recorrente com obrigações em vários sentidos. Todo mês há boletos de aluguel, encargos de condomínio e IPTU, repasses ao proprietário com descontos de taxa de administração e retenções, e conciliação de pagamentos. A cada aniversário de contrato, reajustes por IGP-M, IPCA ou outro índice pactuado. Em paralelo correm garantias locatícias, vistorias de entrada e saída, chamados de manutenção, renovações, rescisões e notificações de inadimplência. Proprietários querem extratos claros; inquilinos querem resolver tudo sem telefonar. Quando essas rotinas dependem de conferência manual, o risco de erro cresce com a carteira.
O sistema para administradora de imóveis que projetamos trata cada rotina como um fluxo com regras, registro e reprocessamento. A solução pode incluir gestão completa de contratos de locação, cobrança com Pix e boletos via instituições parceiras, repasses automáticos, agenda de vistorias com laudos fotográficos, gestão de chamados de manutenção e portais para proprietário e inquilino. Se a administradora já usa um sistema de locação, é possível desenvolver os módulos que faltam e integrá-los ao legado.
Desafios frequentes de administradoras
Reajustes calculados à mão
Índices diferentes por contrato e datas de aniversário espalhadas exigem conferência individual. Um erro afeta a relação com as duas partes.
Conciliação de pagamentos demorada
Baixas de boletos, Pix e depósitos precisam ser conferidas antes do repasse. Atrasos na conciliação atrasam o proprietário.
Manutenção sem fluxo definido
Chamados do inquilino chegam por telefone e mensagem, sem triagem, orçamento aprovado ou registro de quem paga a despesa.
Vistorias sem padrão
Laudos de entrada e saída com formatos diferentes dificultam a comparação na devolução do imóvel e geram disputas.
Atendimento sobrecarregado
Pedidos de segunda via, extratos e informes de rendimentos ocupam a equipe com tarefas que poderiam ser autoatendimento.
A tecnologia em cada etapa da operação
- 01
Captação do imóvel para administração
Cadastro do imóvel e do proprietário com documentos, dados bancários para repasse e condições de administração.
- 02
Locação e contrato
Análise documental, garantia locatícia, geração do contrato a partir de modelos e assinatura eletrônica via API.
- 03
Vistoria de entrada
Laudo padronizado com fotos por ambiente, assinado pelas partes e anexado ao contrato.
- 04
Cobrança, reajuste e repasse
Boletos e Pix emitidos por instituições parceiras, reajustes aplicados por índice e repasses calculados com retenções e taxas.
- 05
Manutenção e atendimento
Chamados abertos pelo inquilino no portal, com triagem, orçamento, aprovação do proprietário e registro da despesa.
- 06
Renovação, rescisão e vistoria de saída
Alertas de vencimento, cálculo de multas e comparação entre laudos de entrada e saída.
Como resolvemos esses desafios
Gestão de contratos de locação
Contratos, garantias, índices de reajuste e datas de aniversário controlados por regras, com histórico de alterações.
Cobrança e repasse automatizados
Emissão de cobranças, conciliação de pagamentos e cálculo de repasses executados por rotinas auditáveis.
Portal do proprietário e do inquilino
Extratos, segunda via, informes, documentos e chamados em autoatendimento, na web ou em aplicativo.
Gestão de manutenção
Fluxo de chamados com triagem, orçamentos, aprovação, prestadores e lançamento da despesa na conta correta.
Comunicação organizada
Lembretes de vencimento, avisos de reajuste e notificações por WhatsApp e e-mail com modelos aprovados e histórico.
Indicadores da carteira administrada
Vacância, inadimplência, contratos a vencer e receita de administração em painéis para a gestão.
Soluções mais indicadas
Soluções desenvolvidas para este segmento
APIs e integrações
Hub de Integrações e APIs
Camada de integração que conecta ERP, CRM, portais e WhatsApp.
Plataforma SaaS
Plataforma SaaS Empresarial
Produto digital multiempresa com permissões, assinatura e auditoria.
IA aplicada
Processamento Inteligente de Documentos
IA que lê, classifica e extrai dados de contratos e documentos.