Automação de processos internos
Administradoras, imobiliárias e incorporadoras repetem todos os meses as mesmas rotinas: avisar inquilinos sobre vencimentos, aplicar o reajuste anual pelo IGP-M ou IPCA, lembrar proprietários de renovações, agendar vistorias de entrada e saída, aprovar descontos e comissões, gerar aditivos. Quando essas tarefas vivem em planilhas e na memória das pessoas, falhas aparecem no pior momento, como um contrato que venceu sem renovação ou uma vistoria não agendada antes da entrega das chaves. A automação de processos imobiliários converte essas rotinas em fluxos com regras explícitas.
Nossa abordagem é determinística: regras de negócio, prazos e condições, sem depender de IA. Modelamos cada processo com estados, gatilhos e responsáveis, e o motor executa as etapas automáticas, cria tarefas para as humanas e registra tudo. A solução pode incluir réguas de cobrança, alertas de vencimento de contratos e garantias, agenda de vistorias, fluxos de aprovação com alçadas, geração de documentos a partir de modelos e painel de execuções com reprocessamento de etapas que falharam.
Desenvolvimento sob medida: cada solução é projetada e construída para a operação do cliente. Não se trata de um software pronto por assinatura.
Problemas da operação que esta solução resolve
Prazos que dependem de memória
Renovações, reajustes e vencimentos de seguro fiança são controlados em planilhas e escapam com frequência.
Cobrança sem padrão
Cada atendente cobra de um jeito e em um momento, sem registro do que foi enviado ao inquilino.
Aprovações por mensagem
Descontos, comissões e exceções são aprovados por WhatsApp, sem alçada definida nem histórico.
Automação frágil
Scripts isolados param de funcionar sem aviso, e ninguém sabe quais etapas foram executadas.
O que a solução pode incluir
Funcionalidades combinadas conforme o processo e as prioridades de cada cliente.
Régua de cobrança
Sequência de avisos antes e depois do vencimento, por canal, com interrupção automática quando o pagamento é confirmado.
Alertas de contratos e garantias
Avisos de renovação, reajuste por índice, fim de vigência de seguro fiança ou caução com antecedência configurável.
Agenda de vistorias
Vistorias de entrada, saída e periódicas criadas a partir de eventos do contrato, com distribuição para vistoriadores.
Fluxos de aprovação com alçadas
Pedidos de desconto, comissão ou exceção seguem a alçada definida, com registro de quem aprovou e por quê.
Geração de documentos por modelo
Aditivos, notificações e termos preenchidos com dados do contrato e enviados para assinatura eletrônica.
Painel de execuções
Cada fluxo mostra etapas concluídas, pendentes e com falha, com reprocessamento a partir do ponto de erro.
Benefícios para a operação
Prazos cumpridos com previsibilidade
Vencimentos e renovações deixam de depender de alguém lembrar no dia certo.
Processo igual para todos
Clientes recebem o mesmo tratamento, independentemente do atendente responsável.
Decisões auditáveis
Aprovações e exceções ficam registradas, com alçada e justificativa.
Equipe dedicada às exceções
As rotinas repetitivas rodam sozinhas, e as pessoas atuam onde há negociação ou julgamento.
Para quem é
Administradoras
Para administradoras de locação com rotinas mensais de cobrança, reajuste, repasse e vistorias.
Imobiliárias
Para imobiliárias que querem padronizar aprovações de comissão, documentos e prazos de exclusividade.
Incorporadoras
Para incorporadoras com fluxos de aprovação de propostas, distratos e documentação de repasse.
Gestores patrimoniais
Para gestores patrimoniais que acompanham vencimentos de contratos, IPTU, seguros e manutenções de vários ativos.
Aplicações práticas
Reajuste anual de aluguel
No aniversário do contrato, o sistema calcula o reajuste pelo índice pactuado, gera a notificação e atualiza a cobrança.
Fim de contrato de locação
A aproximação do término dispara contato com proprietário e inquilino e, se houver saída, agenda a vistoria.
Desconto acima da alçada
Uma proposta com desconto além do limite do gerente segue para a diretoria, com prazo de resposta.
Falha no envio de notificação
O canal de e-mail fica indisponível; o fluxo registra a falha e retoma a etapa quando o serviço volta.
Tecnologias e integrações
Os fluxos consomem eventos do sistema de locação, do ERP e do CRM e acionam canais de comunicação, assinatura eletrônica e instituições financeiras parceiras para cobrança. A leitura de documentos com IA é um serviço à parte; aqui as decisões seguem regras explícitas e configuráveis.
A escolha final da tecnologia depende do contexto do projeto. Conheça as tecnologias que utilizamos.
Etapas do projeto
- 1
Levantamento de rotinas
Mapeamos os processos recorrentes, seus prazos, exceções e responsáveis atuais.
- 2
Modelagem dos fluxos
Desenhamos estados, gatilhos, regras e alçadas, validados com quem executa a rotina hoje.
- 3
Implementação no motor
Construímos os fluxos em um motor de orquestração com etapas idempotentes e reprocessáveis.
- 4
Execução assistida
Rodamos os fluxos em paralelo ao processo manual por um período e conferimos os resultados.
- 5
Ajuste e ampliação
Refinamos regras com base nas exceções observadas e incorporamos novos processos.
Conheça a metodologia completa do escritório.
Diferenciais técnicos
Fluxos duráveis
Usamos orquestração que preserva o estado de cada processo, mesmo em processos que duram meses, como um contrato de locação.
Regras legíveis pela gestão
Prazos, alçadas e réguas ficam em configuração, permitindo ajustes sem nova implantação.
Reprocessamento seguro
Etapas idempotentes permitem repetir uma execução que falhou sem enviar duas cobranças ou gerar documentos duplicados.
Soluções para o setor com este serviço
Soluções complementares
Perguntas frequentes
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